21 aplicaciones para poner en marcha el control de horarios en las empresas

El 12 de Mayo es la fecha

límite del plazo de gracia de dos meses que el Gobierno otorgó a las empresas para poner en marcha el control horario. Pero lo cierto es que la mayoría de ellas no han decidido todavía como hacerlo y más de la mitad lo harán en papel. Para ayudar a que tomen la decisión adecuada hacemos un repaso a 21 aplicaciones para poner en marcha el control de horarios en las empresas.

Hay que tener en cuenta que en el registro tiene que constar la hora de entrada y la de salida obligatoriamente. Pero también las pausas para comer si tenemos una jornada partida. Los datos deben estar a disposición de trabajadores, representantes sindicales, así como de Inspección de Trabajo o Seguridad Social si así lo requieren. Además los registros deberán conservarse durante cuatro años. Vamos a repasar tanto soluciones basadas en dipositivos físicos como aquellas que dependen únicamente de una aplicación en la nube.

Soluciones de hardware para el registro horario

Para las empresas que concentran su plantilla en uno o varios centros de trabajo una de las soluciones más cómodas es un reloj de fichaje, un hardware que nos permite registrar entrada y salida ya sea a través de un código, de la huella dactilar o de una tarjeta de proximidad. Este aparto va asociado a un software que nos permite sacar informes, pero también corregir incidencias, marcar horarios y calendario del personal o revisar el número de horas realizadas.

Lo interesante es que los empleados no tienen que utilizar un ordenador ni su teléfono móvil para poder realizar el registro. Basta con tener un enchufe de corriente y, en ocasiones, ni siquiera eso es necesario.

1. Safescan

Safescan dispone de una amplia gama de terminales para el control de presencia, adaptables a diferentes tipologías de empresas. Los terminales tienen conexión WiFi, Ethernet y también se pueden extraer los datos a través de un USB. La realización de informes, el control de incidencias o la exportación para la integración con el programa de nóminas resulta bastante sencillo. Con un potente software de control de presencia y la posibilidad de realizar registro para trabajadores en movilidad a través de su plataforma en la nube.

La gran ventaja que tiene es que facilita una solución para casi todo tipo de empresas, ya sea una pyme, aquella que tiene varios centros de trabajo o cuando tiene empleados en movilidad. Los precios de los terminales parten desde los 349 euros más IVA del terminal más sencillo. El software básico está incluido, pero el avanzado o la solución en la nube se pagan aparte.

Como ocurrió con el RGPD las empresas esperan a última hora para cumplir con la obligación del registro horario

2. Anviz

Anviz también ofrece una completa gama de soluciones. Al igual que Safescan dispone de diferentes tipos de terminales, que pueden ser lectores biométricos de huellas, de reconocimiento facial o lectores de proximidad. Dispone de una plataforma en la nube que facilita el uso de diferentes lectores para manejar diferentes centros de trabajo. La información se puede exportar para integrarla con el programa de nóminas o cualquier otro.

A través de su software además del registro de jornada o informes, se pueden crear perfiles, generar excepciones para que los trabajadores puedan registrar si han salido para aprovechar una hora de lactancia, una visita médica, etc. Es interesante a la hora de adquirir un terminal tener claro cómo queremos sacar la información, si nos basta con pasar periódicamente con USB para recoger los datos, si tiene que tener conexión de red o si no es posible, si dispone de conexión WiFi.

3. BIO VEIN

La mayoría de las empresas prefieren lectores biométricos porque impiden falsear los registros. Si se realiza el registro por código, en muchos casos veremos que se identifica un usuario y ficha por un compañero que llega tarde pero conoce su código. Lo mismo puede ocurrir a la salida si se ha marchado antes de tiempo.

Lo habitual es utilizar un lector de huellas, pero hay otras soluciones como la que ofrece BIO VEIN, que es un lector por reconocimiento de patrones de venas de los dedos de la mano graciasa la tecnología Finger Vein de Hitachi, algo que aseguran es imposible de duplicar. Es un plus de seguridad para aquellas empresas que lo necesiten o que además del control horario necesiten uno de acceso a determinadas áreas de sus instalaciones.

4. SION teclado antivandálico

Dentro de las soluciones de hardware no todas tienen que ser biométricas. Bastaría un simple teclado para introducir códigos para implantarlo. Pero claro, esto implica que nadie debe conocer el código de los demás, para que los fichajes sean reales.

SION es una empresa especialista en el control de accesos que dispone de este tipo de teclados, además de tornos y otras opciones. Permite el registro de entrada y salida de cada usuarios a los centros de trabajo y a través de su programa de gestión emitir los informes oportunos.

Programas integrados con gestores de nóminas

Otras de las soluciones de software que pueden utilizar las empresas se integran con los programas de nóminas. De esta manera además del control horario se realizan los pagos de horas extras en cada caso.

5. a3gestión de tiempo

Wolters Kluwer es uno de los gigantes del sector que también ha creado una solución se que integra con su producto a3Nom y su programa de gestión de nóminas en la nube. a3gestión de tiempo permite la recogida de los marcajes a través de diferentes métodos, ya sea una app móvil o cualquier dispositivo de hardware, así como desde el navegador de cualquier ordenador.

Lo que nos ofrece es la integración con el programa de nóminas y un software más sencillo e intuitivo dentro de su plataforma. No se trata solo de controlar horarios, sino de pagar las horas extras y complementarias que puedan hacer los empleados.

6. Sage Control Horario

Sage Control Horario ha planteado su solución de forma similar, con la integración por un lado con terminales de fichaje que pueda tener la empresa y el uso de una app o registro a través de página web para los empleados.

Como extra también se convierte en una forma muy cómoda de que los empleados tengan acceso a sus calendarios de trabajo, turnos, solicitud de vacaciones o ausencias desde cualquier lugar o dispositivo. También facilita métricas, no solo de empleados sino también de visitas, informes sobre absentismo, saldos de vacaciones, etc.

7. myGESTIÓN, integrado con su Plan empresa

Otros programas como myGESTIÓN, un ERP del que ya hemos hablado en alguna ocasión han decidido que para aquellos clientes que tengan el Plan Empresa lo incluyen de forma gratuita. De esta manera sus empleados podrán realizar fichajes tanto desde el navegador web, como desde una app de forma sencilla y sin coste adicional.

Es una forma de dar solución a un problema que plantean las empresas, captar nuevos clientes y fidelizar a los que ya tienen. El fichaje además incluye geolocalización, por lo que es un valor añadido para aquellos que tienen empleados en movilidad y quieren saber desde dónde han fichado.

Programas y apps para el registro horario

En este caso hablamos de soluciones que intentan facilitarnos el control horario. La gran ventaja que tienen es su rápida implantación y el principal inconveniente es que dependen del acceso a internet. No podemos obligar a los trabajadores a que utilicen sus teléfonos personales para fichar cada día si no existe un acuerdo previo.

8. Sesame time

Sesame time es una de las soluciones más interesantes especialmente si tenemos empleados en movilidad o que trabajan desde casa. Es ver la aplicación y no comprender como alguien se queja de que fichar impide la flexibilidad horaria. Además de todo el registro, gestión de vacaciones o geolocalización ofrece una visión en tiempo real de qué empleados están trabajando.

Como extra dispone de un gestor de proyectos, por lo que se pueden asignar tareas a los diferentes usuarios, precio por hora de cada empleado, reportes de rentabilidad, etc. El coste va por paquetes de 10 usuarios, empezando por 27 euros al mes en pago anual.

9. Workmeter

Workmeter es una aplicación pensada para medir la productividad que también dispone de una aplicación que se puede contratar de forma independiente para el control de horarios, como es [email protected]. Está pensada para empresas cuyos empleados trabajan con un ordenador o smartphone. Además de los horarios de entrada y salida, [email protected] proporciona información acerca de la calidad del trabajo, la productividad y facilita la autogestión del tiempo. Presumen de ser la solución más barato del mercado.

10. Beebole

Beebole tiene una filosofía similar al ser un programa en la nube para realizar el registro horario, pero también para saber cuántas horas han dedicado los empleados en un proyecto y poder facturar a nuestro cliente. Su precio es de 5,99 por usuario y mes, aunque están realizando ofertas personalizadas para las empresas que quieren adaptarse a la normativa que hoy se pone en marcha.

11. Intratime

Intratime nos permite fichar desde el móvil, de forma cómoda y sencilla. Tiene todo lo necesario para cumplir con la ley y llevar el control horario de forma sencilla. Tiene un coste de 0,99 euros por usuarios al mes en su versión más básica, que sería la ideal para iniciarse en muchas empresas.

Si queremos más funcionalidad además del registro horario, la gestión de vacaciones, podemos pasar a la versión PRO, que además nos ofrece un gestor de proyectos para asignar tareas, clientes y gastos, de manera que los empleados registran sus gastos de forma cómoda en la aplicación.

12.Time laboris

Time Laboris ha pensado en un modelo algo diferentes, ya que además del control horario ofrece muchas más funcionalidades. Para empezar dispone de un perfil para asesorías, por lo que tienen un perfil de la empresa de la que extraen los datos de las jornadas. Esto facilita mucho el trabajo para las empresas que tienen la gestión de nóminas externalizadas.

Se puede integrar con Delega Red, para dar de alta a los nuevos empleados en la seguridad social, consulta de convenios colectivos, registros de vacaciones, etc. Además también se integra con sistema de fichajes de hardware.

13.Timenet

Timenet es una solución muy sencilla de poner en marcha que nos permite realizar el control horario por un coste de 1 euro por usuario y mes. Para realizar el marcaje se puede utilizar diferentes dispositivos, ya sea el ordenador de cada empleado, colocar una tablet en la entrada o que cada uno lo haga desde su smartphone. Incluye geolocalización en el marcaje, gestión de vacaciones, turnos, bajas y por supuesto la realización de informes. Como extra dispone de un módulo de proyectos que podemos contratar aparte si lo necesitamos.

Tener usuarios en movilidad o que trabajen desde casa no es excusa para realizar el control horario con este tipo de soluciones online

14.Timecamp

Timecamp es una solución no solo de control horario, sino también para supervisar el tiempo de trabajo verificando las tareas asignadas a cada empleado dentro de un proyectos. Además puede registrar lo que hace cada usuario en el ordenador, por lo que no solo se controla la jornada, sino también qué está haciendo cada uno dentro de este tiempo.

Además se integra con otros programas de gestión de proyectos como Trello, Asana o Todoist por poner algunos ejemplos. Es una buena solución para aquellas empresas que tienen a buena parte de sus empleados trabajando desde casa o si se sospecha que no se aprovecha la jornada laboral trabajando como se debe.

16.Control laboral

Control Laboral pensada para realizar el fichaje desde un terminal móvil, donde ponen en valor el cumplimiento de la ley y ejemplos de inspecciones e informes creados para la entrega a la Inspección de trabajo. Tiene un coste de 19 euros al mes para 5 empleados

17. TamTam

TamTam es una solución algo diferente, ya que nos permite fichar con una simple llamada desde un teléfono convencional. Es una buena solución para empresas que tienen empleados en lugares de difícil acceso y en los que incluso pueden no tener cobertura. Dispone de diferentes versiones, tanto para empresas con necesidades más sencillas como aquellas con modelos de trabajo más deslocalizados.

18.checkingjob

Checkingjob plantean el fichaje con un código QR, utilizando el propio smartphone o a través de la web o el uso de una tarjeta inteligente. De esta forma es muy complicado que alguien, aunque conozca nuestros códigos pueda fichar por nosotros. Los precios parten de 320 euros en un pago único e incluye la función de avisos automáticos, por ejemplo para empleados que llegan tarde de forma recurrente.

19.Reloj laboral

Reloj laboral va en la línea de todos los anteriores y permite realizar el fichaje desde dispositivos móviles o cualquier ordenador. Además de la gestión de horas trabajadas, incluye geolocalización, envío de avisos de horas trabajadas, extras, etc. o crear diferentes horarios. El coste es de 10 euros al mes con 20 usuarios incluidos, y un coste adicional de 0,50 por usaurio adicional.

20. Clockify

Clockify es una solución que no está adaptada a la legislación española, sino una solución más pensada para realizar un registro de horarios de equipos de trabajo. Puede servirnos para cumplir con el control horario puesto que ofrece todas las funcionalidades necesarias para ello y además es gratuito, aunque esto no significa que su puesta en marcha no tenga un coste.

21. Bixpe

Bixpe es una solución para poner en marcha de forma rápida y sin complicaciones. Permite fichar desde el smartphone o el ordenador. Permite registrar el inicio y fin de jornada, las pausas de la misma y se puede poner en marcha de forma gratuita sin límite de usuarios. La limitación que tiene es que solo conserva el histórico de fichajes durante un mes.

Dispone de planes premium por 2 euros al mes por usuario, con informes avanzados, notificaciones de fichajes por correo, asignación de tiempos a proyectos o control de horas extras e informes por centros de trabajo.

Como hemos visto soluciones para llevar el control horario hay muchas y estos son solo algunos ejemplos. No es neceario llevar el control de forma manual ya que existen soluciones muy cómodas para hacerlo que nos ahorrarán mucho tiempo.

Imagen | AbsolutVision

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La noticia 21 aplicaciones para poner en marcha el control de horarios en las empresas fue publicada originalmente en Pymes y Autonomos por Carlos Roberto .


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